A Prefeitura de Divinópolis, por meio da Casa dos Conselhos, realizou, nos dias 15 e 19 de outubro, o treinamento “Secretaria-Executiva em Ação: Organização, comunicação e apoio ao funcionamento e fortalecimento dos Conselhos Municipais de Políticas Públicas”. Com carga horária total de quatro horas, distribuídas entre os dois encontros, a formação teve como objetivo aprimorar as práticas administrativas e documentais e contribuir para o funcionamento mais eficiente, participativo e transparente dos conselhos municipais.
A capacitação foi destinada às secretárias-executivas e aos profissionais que prestam apoio administrativo aos conselhos municipais de políticas públicas. As atividades foram conduzidas por Cleusa A. Ribeiro Rocha, secretária-executiva do Conselho Municipal de Educação, e José Maria de Alcântara, assessor técnico do mesmo conselho.
Durante os encontros, foram abordadas as atribuições dos conselhos municipais, a organização da agenda diária, o planejamento do calendário de reuniões e a elaboração do plano de trabalho anual. A programação também incluiu orientações sobre mobilização dos conselheiros, acompanhamento das atividades das comissões, elaboração de ofícios e atas e monitoramento dos encaminhamentos definidos nas reuniões.
Outro ponto trabalhado foi a gestão de documentos físicos e digitais, com orientações sobre recebimento, análise, organização, tramitação e arquivamento. Os participantes também receberam informações sobre assinaturas de documentos oficiais e os cuidados necessários na utilização de assinaturas digitais, conforme as normas aplicáveis a cada conselho.
A formação apresentou instrumentos que podem ser adaptados à realidade de cada conselho, contribuindo para melhorar os processos de comunicação, registro e acompanhamento das atividades. O treinamento também destacou o papel estratégico das secretárias-executivas na continuidade dos trabalhos, na preservação da memória institucional e no suporte ao funcionamento dos espaços de participação e controle social.
A secretária-executiva do Conselho Municipal de Educação, Cleusa Ribeiro Rocha, ressaltou que a atuação desses profissionais vai além das tarefas administrativas, pois contribui para a continuidade das ações, o fortalecimento institucional, a transparência e a capacidade de atuação dos conselhos.
Para o coordenador de Apoio às Instâncias de Controle Social, Paulo Marius, a capacitação é importante para aprimorar o trabalho desenvolvido nesses espaços. “É de suma importância capacitar secretárias, estagiários, conselheiros, para uma melhor eficiência dos conselhos municipais, visando melhor funcionamento dos mesmos”, destacou.
A proposta é que a Casa dos Conselhos promova o treinamento mensalmente, ampliando as oportunidades de formação e troca de experiências entre os profissionais. A continuidade da iniciativa busca contribuir para o aprimoramento das práticas de trabalho e para o fortalecimento dos conselhos municipais de políticas públicas.
